Datenschutzerklärung
Zollfix für Shopify · Stand: 1. August 2026
1. Verantwortliche Stelle
XENA AG, Gewerbestrasse 11, 6330 Cham, Schweiz (UID CHE-403.570.299) betreibt die App Zollfix. Fragen zum Datenschutz gehen an archtum66@gmail.com oder an +41 79 218 44 99.
2. Rollen
Zollfix wird von Händlerinnen und Händlern in ihrem eigenen Shopify-Shop eingesetzt. Für die Daten ihrer Kundschaft bleibt der Shop verantwortlich; die XENA AG bearbeitet diese Daten in seinem Auftrag und nur so, wie es die Erstellung von Versandetiketten und Zollpapieren verlangt.
3. Welche Daten Zollfix bearbeitet
- Shop-Daten: Shop-Domain und das Zugriffstoken, das Shopify bei der Installation ausstellt.
- Bestelldaten: Bestellnummer, Name und Adresse der Empfängerin oder des Empfängers, Positionen, Mengen, Gewichte und Warenwerte der ausgewählten Bestellung.
- Produktdaten: Zolltarifnummer, Ursprungsland, Warenbeschreibung und Gewicht, die der Shop je Produkt hinterlegt.
- Absenderangaben: Firma, Adresse, Kontaktperson, Telefon und E-Mail des Shops – sie stehen auf jedem Etikett.
- Post-Zugangsdaten: Client ID, Client Secret und Frankierlizenz des Geschäftskontos bei der Schweizerischen Post.
- Ergebnisse: das erzeugte Etikett als PDF, die Zollpapiere und die Sendungsnummer.
Zahlungsmittel der Kundschaft, Passwörter des Shops und Zahlungsangaben werden nicht bearbeitet. Zollfix wertet keine Daten zu Werbezwecken aus und gibt keine Daten für Werbung weiter.
4. Zweck und Rechtsgrundlage
Die Daten werden allein dafür bearbeitet, aus einer Bestellung ein Versandetikett und – bei Sendungen ins Ausland – die Zollpapiere zu erstellen und die Sendungsnummer an Shopify zurückzumelden. Grundlage ist der Vertrag mit dem Shop (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die zoll- und postrechtlichen Pflichten, die eine Sendung ins Ausland auslöst.
5. Bekanntgabe an Dritte
- Schweizerische Post AG, Bern: erhält die Angaben, die für Etikett, Frachtbrief und Zollinhaltserklärung nötig sind. Die Post handelt dabei als eigenständige Verantwortliche.
- Railway Corp., USA: betreibt die Server, auf denen Zollfix läuft (Auftragsbearbeiterin). Die Server stehen in Amsterdam, Niederlande.
- Shopify International Ltd., Irland: stellt die Bestelldaten bereit und nimmt die Sendungsnummer entgegen.
Weitere Empfänger gibt es nicht. Daten werden nicht verkauft.
Bekanntgabe ins Ausland
Gespeichert und verarbeitet werden die Daten in Amsterdam, also in den Niederlanden. Die Niederlande gehören zum Europäischen Wirtschaftsraum und stehen auf der Liste der Staaten, denen der Bundesrat einen angemessenen Datenschutz bescheinigt (Anhang 1 der Datenschutzverordnung). Für diese Bekanntgabe braucht es deshalb keine zusätzlichen Garantien (Art. 16 Abs. 1 DSG).
Railway Corp. hat ihren Sitz in den Vereinigten Staaten und kann für Betrieb und Support von dort auf die Systeme zugreifen. Für diesen Fall gilt der Auftragsbearbeitungsvertrag von Railway mit den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG, Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
6. Aufbewahrung und Löschung
- Etiketten, Zollpapiere und Sendungsnummern bleiben gespeichert, solange die App im Shop installiert ist – der Shop braucht sie als Nachweis gegenüber der Post.
- Verlangt Shopify für einzelne Bestellungen die Löschung (Webhook customers/redact), werden Name, Sendungsnummer und PDF dieser Etiketten sofort entfernt.
- Verlangt Shopify Auskunft über eine Bestellung (Webhook customers/data_request), stellt Zollfix dem Shop einen Auszug bereit. Der Auszug enthält nur den Versandvorgang, keine Namen und keine Adressen, und wird nach 90 Tagen automatisch gelöscht.
- Nach der Deinstallation löscht Zollfix auf das Signal von Shopify (Webhook shop/redact, in der Regel 48 Stunden danach) sämtliche Daten des Shops, einschliesslich der verschlüsselten Post-Zugangsdaten.
7. Sicherheit
Die Verbindung läuft ausschliesslich über TLS. Die Zugangsdaten zum Postkonto werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert und nie im Klartext angezeigt oder protokolliert. Zugriff auf die Datenbank haben nur Personen, die den Betrieb sicherstellen.
8. Cookies
Zollfix setzt nur die Cookies, die Shopify für die Anmeldung und die Sitzung benötigt. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Drittanbieter-Cookies.
9. Rechte
Betroffene Personen können Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Herausgabe ihrer Daten verlangen. Da Zollfix die Daten im Auftrag des Shops bearbeitet, richten Sie ein solches Begehren bitte an den Shop, bei dem Sie bestellt haben; wir unterstützen ihn dabei. Wenden Sie sich direkt an uns, leiten wir das Begehren an den Shop weiter. Der Shop findet den fertigen Auszug in der App unter «Datenschutz». Beschwerden nimmt in der Schweiz der EDÖB entgegen, in der EU die zuständige Aufsichtsbehörde.
10. Änderungen
Massgebend ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen kündigen wir den Shops vorgängig per E-Mail an.
Privacy Policy (English summary)
XENA AG, Gewerbestrasse 11, 6330 Cham, Switzerland (company identification number CHE-403.570.299) operates the Zollfix app. Contact: archtum66@gmail.com.
Zollfix is installed by merchants in their own Shopify store. The merchant remains the controller of their customers' data; XENA AG acts as processor on the merchant's instructions.
Zollfix processes the shop domain and access token, the selected order (order number, recipient name and address, line items, weights, values), the customs data stored per product (HS code, country of origin, description, weight), the merchant's sender details, the merchant's Swiss Post API credentials and franking licence, and the resulting label PDF, customs papers and tracking number. No payment data and no shop passwords are processed, and no data is used for advertising or sold.
Data is used solely to create the shipping label and the customs documents and to write the tracking number back to Shopify. Legal basis: performance of the contract with the merchant (art. 31 para. 2 lit. a Swiss FADP, art. 6 para. 1 lit. b GDPR) and the customs and postal obligations of an international shipment.
Recipients: Swiss Post (label, waybill and CN23, as an independent controller), Railway Corp. (hosting, as a processor) and Shopify International Ltd. in Ireland. The servers are located in Amsterdam, the Netherlands – a country the Swiss Federal Council lists as providing adequate data protection. Railway Corp. is domiciled in the United States and may access the systems from there for operation and support; this is covered by Railway's data processing addendum incorporating the European Commission's standard contractual clauses.
Labels, customs papers and tracking numbers are kept while the app is installed. On a customers/data_request webhook Zollfix prepares an extract for the merchant; it contains the shipping record only, no names and no addresses, and is deleted automatically after 90 days. On a customers/redact webhook the affected records are erased immediately; on a shop/redact webhook (normally 48 hours after uninstall) all data of that shop is deleted, including the encrypted Swiss Post credentials. Credentials are stored encrypted with AES-256-GCM; all traffic runs over TLS. Only the session cookies required by Shopify are set.
Data subjects may request access, rectification, erasure, restriction and portability. Please address such requests to the store you ordered from; we support the merchant in answering them. Complaints may be filed with the Swiss FDPIC or, in the EU, with the competent supervisory authority.